Первичная документация в бухгалтерии что это такое

Опытные работники постоянно оперируют первичными документами, краеугольным камнем их деятельности. Представленный материал ознакомительного характера предназначен скорее для дебютантов. Бухгалтерский учёт ‒ это сложная многоэтапная совокупность взаимосвязанных действий.
Все изменения опираются на первичку. В основе документооборота лежит Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», а с 2022 года и ФСБУ 27/2021 «ДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУ»

Ликбез для новичков   

Обобщённая информация в бухучёте делится на два больших раздела:

• актив — материальные ценности предприятия, составляющие часть баланса;
• пассив — источники получения предприятием средств (обязательств, капитала).

В каком случае оформляется первичный документ 

Пример: системный блок перенесли в соседнюю комнату. 

Стало ли это событие поводом для оформления первички. Нет. Он не вышел из строя, то есть не подлежит списанию, не раздвоился, то есть никаких имущественных изменений не произошло. Первичный документ возникает только тогда, когда произошли подвижки в хозяйственной деятельности, повлиявшие на сведения об имуществе или обязательствах компании. Такая ситуация сопровождается проводкой с использованием счётов бухучёта.

Первичные документы лежат в основании бухгалтерского документооборота, например:

• при продаже товаров в компании с общим вариантом налогообложения:

счёт → РНК → счёт — фактура;

• для всех предприятий:

платёжное поручение → банковская выписка.

Когда составляют

Совершение хозяйственной операции сопровождается составлением первички, так как она подтверждает её осуществление. Этим занимается поставщик, но отчитываться придётся покупателю. Налоговую может не устроить некорректное оформление с ошибками.

Как запомнить все названия  

Пример:

Немного о проводках

Не каждый первичный документ сопровождается проводкой. Для информирования применяют одни из самых распространённых позиций:

• счёт на оплату;
• доверенность.

Хранение 

В течение, как минимум, пяти лет первичку нельзя уничтожать по следующим причинам:

• ФНС может сделать запрос в ходе проверки;
• как подтверждение в ходе судебных разбирательств;
• невозможность расчёта расходов для составления базы по налогу.

Раньше первичку хранили только в бумажном варианте, сейчас предпочтительнее электронный вариант. Такой способ освобождает место в бухгалтерии, экономит время при поиске, помогает систематизировать данные и облегчает к ним доступ. Для заверения потребуется электронная подпись.

Этапы документального сопровождения сделки    

1. Результатом оговаривания условий служит составление договора и выставление счёта.
2. Проведение и подтверждение расчётных действий:
   • наличными с ИП и организациями можно проводить через кассу до ста тысяч рублей, что сопровождается выдачей кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру, специальным бланком;
   • банковской выпиской, констатирующей совершение расчёта в электронном виде.
3. Фактическое получение товарной продукции подтверждают:
   • накладная;
   • акт выполненных работ.  

Формы первички  

Согласно девятой статье закона №402-ФЗ первичный документ может быть составлен в произвольной форме, но в обязательном порядке должен содержать:

• название;
• дату составления;
• наименование владельца;
• суть совершённой операции;
• суммы денежных средств;
• информацию об ответственных лицах;
• подписи участников сделки.

Все изменения в формах отражает учётная политика организации.

Виды 

• сделка между контрагентами оформляется договором, в котором указывают даты отгрузки, описание совершаемых операций, сроки и способы расчётов, обязательства участников, прочие позиции; чем подробнее и компетентнее составлен договор, тем проще урегулировать возникшие разногласия;
• в выставленном счёте поставщик указывает суммы для оплаты; подпись руководителя и главбуха не требуется в обязательном порядке, но приветствуется;
• платёжные подтверждения (чеки, платёжки, бланки отчётности) подтверждают совершение оплаты за приобретённые товары или полученные услуги;
• в акте оказанных услуг/выполненных работ подтверждается заключение и совершение сделки, оплата и сроки; документ служит признанием отсутствия взаимных претензионных замечаний участников;
• товарный чек вручают при торговых операциях, в которых участвуют физлица;
• товарную накладную выписывают в 2-х экземплярах для поставщика и покупателя, которые заверяют документы при помощи подписи и печати;
• счётом — фактурой сопровождают накладную или акт, требуется для вычета НДС; оформляется организациями, работающими с налогом на добавленную стоимость.