Как принять сотрудника на работу? Краткое руководство для предпринимателя

Индивидуальный предприниматель, Общество с ограниченной ответственностью вправе нанимать всех физлиц. Расширение бизнеса связано с наймом новых людей, что влечёт за собой увеличение неизбежных расходов.

Отношения между нанимателем и исполнителем регулирует трудовое законодательство, нарушение которого грозит неизбежными и немалыми штрафами. Как этого избежать, что должны делать отдел кадров и бухгалтерия, чтобы предотвратить штрафные санкции, попробуем разобраться в этих хитросплетениях и составить краткую памятку, своеобразный чек лист при приеме на работу сотрудника.

Какой договор заключить: трудовой или ГПХ

Прежде чем приступить к оформлению сотрудников на работу, нужно определиться с формой закрепления отношений между работником и работодателем. Существуют следующие варианты:

Договор гражданско-правового характера подразумевает выполнение исполнителем конкретного задания за определённый промежуток времени. Оплата предоставляется заказчиком по результату после подписания акта приёмки, при этом официальное трудоустройство не требуется. Отношения между двумя сторонами подчиняются Гражданскому кодексу. Разрешается привлечение к работе третьих лиц, наниматься может любой человек, удовлетворяющий запросам заказчика.
Трудовой договор предусматривает принятие сотрудника в штат с предоставлением рабочего места, техники, инструментов, с регулярной ежемесячной зарплатой, с социальными гарантиями. Двухстороннее соглашение регулирует ТК РФ, при этом необходимо оформление кадровых документов при приеме на работу.

Договор ГПХ проще и выгоднее для работодателя по сравнению с трудовым, проще отчётность, меньше расходы. При этом, если трудовые отношения оформлены в рамках ГПД, то нанимателю согласно Кодексу Российской Федерации об административных нарушениях (статья 5.27 ч.4) грозят штрафы, (тыс. руб): должностное лицо ‒ от 10 до 20, ИП ‒ от 5 до 10, юрлицо ‒ от 50 до 100. Для субъектов малого и среднего предпринимательства штрафные суммы уменьшаются вдвое.

Кроме того, компании будет обязана уплатить доначисленные страховые взносы, а также пени. При подаче иска суд чаще в этой ситуации встаёт на сторону надзорных органов.

Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника на работу

Существует общепринятый порядок как принять на работу сотрудника при поступлении.

Получение от кандидата пакета необходимых документов и заявления о приёме на работу. Каждая организация имеет право самостоятельно разрабатывать шаблон. Заявление не является обязательным документом.
Выдача направления на прохождение медицинского осмотра. Эта процедура необходима для работников общепита, школьных, медицинских учреждений, т.д. Если будут найдены отклонения в показателях здоровья соискателю откажут в трудоустройстве.
Оформление приказа о приёме на работу. Обычно это форма Т-1. Это необязательно с 2023 года, но важно для заполнения отчётности. После ознакомления работник ставит подпись.
Формирование личного дела.
Проведение бухгалтерией необходимых начислений.
Постановка на учёт в СФР. В 2023 году произошло слияние ФСС и ПФР в Социальный фонд России. Информация о сотрудниках ИП, юрлиц при сдаче отчётности в налоговую (форма ЕФС-1) передается в СФР для присвоения регистрационного номера. При найме первого сотрудника Индивидуальный предприниматель обязан сам обратиться, если заключён договор ГПХ со страхованием от травматизма и профзаболеваний. Срок обращения составляет тридцать дней. При этом, кроме заявления, потребуется копия трудовой книжки или договора первого из принятых работников. Существуют несколько способов передачи документов: лично при посещении территориального отделения фонда, отправка по почте или через портал Госуслуг с заверением бумаг электронной подписью.

Документы, которые предоставит сотрудник для приема на работу

паспорт РФ оригинал;
СНИЛС в виде карточки установленного образца или распечатанного с Госуслуг дубликата;
идентификационный номер налогоплательщика;
бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности в виде СТД-Р/ СТД-СФР, если человек от неё отказался; это не относится к совместителям и к людям, в первый раз устраивающиеся на работу;
документ, подтверждающий получение образования или присвоение квалификации;
для военнообязанных военный билет/удостоверение;
при наличии детей младше четырнадцати лет их свидетельства о рождении;
справки 2-НДФЛ, 182н за предыдущие года, за запрашиваемый период.

В определённых случаях может потребоваться справка об отсутствии судимости, результаты медосмотра, прочие документально подтвержденные ответы на запросы нанимателя.

Кроме того, кандидат заполняет пакет заявлений (о приёме на работу, о вычетах на детей, о выбранном способе получения зарплаты), согласие на обработку персональных данных, личную карточку по форме Т-2.

Прием на работу работника оформляется при представлении соискателем всех запрашиваемых документов и их соответствия запросам нанимателя с занесением записи в трудовую книжку.

Что оформит кадровик при приеме сотрудника на работу

Комплект документов для личного дела формируется после снятия необходимых копий работником отдела кадров и включает:

в одном экземпляре приказы о приёме на работу, о предоставляемых вычетах, о переводе заработной платы на карточку;
в двух экземплярах трудовой договор и соглашение о неразглашении конфиденциальной информации при необходимости.

Вся документация делопроизводства передаётся руководителю для визирования после подписания их соискателем, который на руки получает копии приказов и второй экземпляр договоров.

Прием на работу (пошаговая инструкция для кадровика) включает также ознакомление будущего работника с правилами и распорядком организации, регламентирующими:

безопасность и охрану труда;
внутренний трудовой распорядок;
оплату труда, систему премирования;
порядок проведения аттестации;
прочее.

Также принятый персонал знакомится с должностной инструкцией, коллективным договором.

Что делает бухгалтер по зарплате

На бухгалтерию возлагается обязанность ежемесячно начислять заработную плату со своевременной выплатой дважды в месяц, не нарушать сроков перечисления по начисленным больничным, отпускам, командировкам, при увольнении.

Деньги работник получает на банковскую карту после перевода денежных средств. При этом информацию о начислениях и удержаниях он получает из расчётных листков, которые выдаются под роспись, или на личную электронную почту. При этом сведения не должны быть доступны лицам, не допущенным к обработке персональных данных. Форма расчётных листков должна соответствовать трудовому законодательству. За нарушение предусмотрен штраф (тысяч рублей): должностное лицо, ИП ─ от одной до пяти, организация ─ от 30 до 50. При повторении нарушения суммы возрастают. Для МСП действует 50% скидка.

Зарплатная отчетность

В 2024 году изменены формы и сроки подачи отчётов по зарплате. Все работодатели должны предоставлять сведения о начислениях и выплатах в следующие контролирующие органы:

инспекция федеральной налоговой службы по месту нахождения компании или жительства индивидуального предпринимателя: расчеты по страховым взносам и 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физических лицах;
Социальный фонд России: форма ЕФС-1;
Росстат: П-4 (НЗ), П-4, по запросу.

Закон предусматривает для сдачи каждого вида строго определённые сроки, непредоставление отчётов вовремя наказывается рублем, иногда это грозит блокировкой счёта.

Кому и когда нужно сдавать отчётность только в электронном виде:

бухотчётность компаний, декларации по налогу на добавленную стоимость, статотчётность;
налогоплательщикам с численностью сотрудников за прошедший год более ста человек, в том числе вновь зарегистрированным;
персонифицированные отчёты, РСВ, 6-НДФ, ЕФС-1, если трудится более десяти физических лиц.

Форма ЕФС-1 сдаётся сразу после издания приказа о приёме на работу, крайний срок один день. Заполняют её совместно бухгалтер (раздел 1) и кадровик (подраздел 3 р.1 и раздел 2).

Бывает, что небольшие предприятия сдают нулевую отчётность в фонды. Но долго это оставаться незамеченным не может и контролирующие органы потребуют объяснений и придут с проверкой.

Состав личного дела сотрудника

Основные правила формирования:

заведение на работника отдельной папки, где хранятся копии документов и файлы с электронными версиями;
подшивка документов по порядку, по мере их поступления с последовательной нумерацией листов, с количеством в одном томе не более двухсот пятидесяти;
ведение внутренней описи.

Каждой папке присваивается номер согласно регистрации в журнале личных дел. Законом предусмотрено хранение не менее пятидесяти лет в архиве организации. Для дел государственных служащих, а также открытых до 2023 года предусмотрен предельный срок 75 лет. Сведения о персональных данных хранятся столько, сколько необходимо для их обработки. После увольнения работника данные о нём в течение трёх лет включают в отчётность, а сроки хранения годовых отчётов составляют пять лет. Можно также не хранить копии паспорта, ИНН, прочие, а перенести необходимую информацию в отдельный документ для составления отчётов.

Подведем итоги

Каким документом оформляется прием сотрудника на работу? Основанием служит составление трудового договора в письменной форме, в 2-х экземплярах, один из которых вручается соискателю. Приказ издаётся, если это установлено внутренним распорядком. Кроме того, проверяются на всех приказах подписи руководителей и наличие отметок об ознакомлении. Затем по описи проверяется наличие всех необходимых документов, сведения о приёме нового работника своевременно передаются в надзорный орган и в бухгалтерию. Наше руководство к действию (прием на работу пошаговая инструкция) поможет кадровику должным образом организовать эту процедуру.

Однако, возможны риски из-за незнания подводных камней, оплошности исполнителя подвергнуться наказанию со стороны проверяющих. Поэтому иногда лучше воспользоваться аутсорсингом для того, чтобы правильно ответить на вопросы, как оформить сотрудника на работу в ООО, ИП и избежать ошибок. Аттестованные специалисты оформят все необходимые кадровые документы, рассчитают зарплату с учётом всех норм последних версий законодательных актов.