Принять на работу главного бухгалтера или обратиться в компанию, оказывающую бухгалтерские услуги

Коммерческие компании обязаны вести бухучёт. Это распространяется на любой по масштабу бизнес.

Должен ли быть бухгалтер на предприятии, или право ведения бухгалтерского и налогового учёта передаётся аутсорсинговой фирме, решает руководство.

При регистрации предприятия руководитель, владелец бизнеса задумывается о форме организации ведения бухгалтерских дел. На первый взгляд, ответ не вызывает сомнений. Штатный сотрудник всегда под рукой, оперативно сможет решить все возникшие проблемы. Но здесь возникают проблемы. Во-первых, при начале бизнеса предприятия ограничены в средствах, да и бизнес, пока нарабатывается клиентура, идет неровно, а хороший бухгалтер (кто же хочет плохого?!) стоит дорого. Во вторых, желая решить вопрос с хорошим бухгалтером, берут совместителей. Но, совместитель далеко не всегда имеет возможность срочно решить вопрос. Да и совместители — отличные профессионалы, как правило, работники очень редкие. И тогда, если пришёл запрос из налогового органа или заблокирован банковский счёт, то могут возникнуть неприятности.

Может ли в организации не быть главного бухгалтера, как показывает Закон и практика — вполне. Кто может оказывать бухгалтерские услуги предусмотрено Российским законодательством, в частности, в статье 7 ФЗ № 402-ФЗ от 06 декабря 2011 года.

При передаче полномочий сторонней бухгалтерской (или аудиторской) фирме за ведение вашей бухгалтерии отвечают опытные специалисты, профессионалы. В настоящее время при возможностях удалёнки оперативно можно решить любой вопрос, совсем не обязательно личное присутствие.

Вы выбрали главного бухгалтера

Как и всякий другой способ имеет свои плюсы и минусы.

Преимущества

• Возможность возложения дополнительных обязанностей, например, составление договоров. Профессионал вряд ли согласится на это без оплаты. У главбуха столько забот, что добавочная бесплатная нагрузка ему ни к чему.
• Посвящение всего рабочего времени исключительно делам своей компании.
• Оперативное решение всех вопросов, возможность постоянного контроля со стороны руководства.
• Отсутствие нормированного рабочего графика, поскольку сдача отчётов и определённый объём работ жёстко регламентируется календарными сроками.

Недостатки

Невозможность предварительной оценки уровня профессионализма принимаемого на работу сотрудника. Конечно, может помочь опыт общения с людьми, классно написанное резюме, отзывы с предыдущей работы, но всё это не гарантирует успешное дальнейшее сотрудничество. Вывод можно сделать только тогда, когда уже приняли человека в штат и получили результаты аудиторской или налоговой проверки. В случае неудачной попытки бизнесмену придётся расплачиваться рублём.

Проблематичность наказания в случае обнаружения грубых промахов. Главбух просто уволится, а бизнесу придётся выплачивать штрафы, восстанавливать учёт.

Осведомлённость, иногда чрезмерная, о подводных камнях ведения бизнеса. При определённых обстоятельствах это может грозить работодателю даже уголовной ответственностью.

Большая загруженность в период отчётности, как и больничные, отпуска тормозят иногда решение насущных проблем.

Регулярное изменение фискального законодательства. Не всегда получается одному человеку вовремя изучить все многочисленные нормативные акты, внесённые в них дополнения, поправки.

Значительные затраты на оборудование рабочего места сотрудника, программное обеспечение, курсы повышения квалификации.

Недобросовестная передача дел при увольнении, которая повлечёт за собой необходимость восстановления учёта с большими временными и денежными затратами.

Как выбрать главного бухгалтера

• Конкретизация функций. Функционал зависит в первую очередь от масштаба бизнеса. Для крупного характерны только общее руководство и контроль. На среднем предприятии главбух не только руководит бухгалтерией, но и занимается наиболее ответственными участками. На небольших ‒ бухгалтер часто в единственном числе должен вести всю учётную, отчётную работу.
• Формулировка требований к опыту и квалификационному уровню соискателя.
• Формирование базы кандидатов на обозначенную должность путём размещения предложений-вакансий на разных площадках.
• Изучение резюме и отбор. Обращаем внимание на следующее: желательно высшее образование в сфере экономики и финансов, посещение курсов повышения квалификации, опыт работы, в том числе прохождение налоговых проверок, знание специализированных программ.
• Тестирование. Разработку теста лучше поручить опытному аудитору.
• Личное собеседование. Выяснение: в какой отрасли работал претендент, с какими программными продуктами и системами налогообложения имел дело, насколько были успешными прошлые проверки с участием кандидата.

Для подстраховки главбуха можно принять на работу с испытательным сроком до шести месяцев (статья 70 Трудового Кодекса Российской Федерации) или заключить срочный договор сроком до пяти лет (ст. 59 ТК РФ). Плохим признаком служит то, что человек увольнялся с предыдущих мест, не проработав и года, а также в первом квартале в период составления годовой отчётности.

Вы выбрали компанию, оказывающую бухгалтерские услуги

Если в компании нет главного бухгалтера, и руководство приняло решение передать на аутсорсинг всю бухгалтерскую деятельность, то предварительно стоит оценить все плюсы и минусы. Заранее оговоримся, что рассматривается случай при оказании услуг, не вызывающих сомнения в качестве.

Преимущества

• Уверенность в высоком профессиональном уровне узкопрофильных сотрудников, каждый из которых отвечает за функционирование отдельного участка. Компания не может себе позволить нанимать непрофессионалов, так как от этого зависит репутация и количество будущих заказов, обращений.
• Возможность сэкономить на содержании штатных единиц, выплате налогов.
• Обеспечение полной конфиденциальности, это обязательное условие при заключении договора.
• Предоставление командных услуг. Главному бухгалтеру всегда придут на помощь для решения возникших вопросов аудитор, налоговый консультант, юрист, программист.
• Полная взаимозаменяемость, что положительно сказывается на сроках выполнения заданий. Предоставление многоступенчатой проверки отчётности перед сдачей.
• В случае недобросовестно оказанных услуг существует обязательство возмещения причинённого ущерба фирмой-аутсорсером.
• Оплата только за фактически оказанные услуги.
• Исчезают за ненадобностью затраты на повышение квалификации, обучение своих сотрудников.
• Не нужна служба, контролирующая бухгалтерскую деятельность.
• Взаимодействие с налоговой при решении спорных вопросов, отстаивание позиций клиента.
• Консультирование, предоставление информации в разрезе заключённого договора.
• Оказание услуг персональным менеджером, курирующим возникающие вопросы.
• Автоматизация рабочих процессов, которая позволяет ускорить работу и исключить ошибки при составлении отчётов.
• Полная материальная ответственность за ошибки, допущенные аутсорсером.
• Несомненная экономия на стоимости бухгалтерского договорного обслуживания в сравнении с содержанием главного бухгалтера.

Недостатки в работе с аутсорсеров.

• Временные ограничения при общении с представителем аудиторской компании, сотрудник которой без дополнительной договорённости не будет доступен в нерабочее время. В нашей фирме, в случае срочных вопросов, можно позвонить (написать в Телеграм) на личные телефоны директору или заместителю в выходные или после окончания рабочего дня.
• Дополнительная оплата услуг, не предусмотренных договором обслуживания.

Как не ошибиться с выбором аутсорсера

Прежде чем подписать договор с исполнителем, обращают внимание на следующее:

• изучение отзывов о компании в разных источниках с целью получить представление о её компетентности;
• подбор адресного расположения при необходимости живого общения с аутсорс-партнёром;
• сравнение пакетов услуг у разных исполнителей с целью выбора оптимального;
• запрос сертификатов, свидетельств, дипломов, подтверждающих квалификацию сотрудников;
• договорённость о возможности реализации пробного периода;
• «Сарафанное радио» — в нашей фирме именно отзывы настоящих и бывших клиентов. Как правило, наши заказчики берут в штат бухгалтера при значительном росте бизнеса.

Если нет уверенности в выбранном аутсорсере, предлагают практику постепенной передачи функций на аутсорс. Вначале можно заказать бесплатный экспресс-аудит, затем передать внешнему исполнителю начисление зарплаты, кадровое делопроизводство. Нехватка одной подписи, нужного заявления обернётся значительными штрафами. Если всё устраивает, тогда можно перевести бухгалтерию на полный аутсорсинг. В нашей фирме применяется также курирование бухгалтерского и налогового учета штатными сотрудниками, ведение или проверка управленческого учета.

Ответственность за нарушения ведения учёта

Почему так важно правильно выбрать того, кто будет заниматься бухгалтерскими делами. За ошибочное ведение бухгалтерского учёта, предоставление недостоверных данных в контролирующие органы на должностных лиц налагаются штрафы от пяти до десяти тысяч рублей. Грубые нарушения это:

• более чем на десять процентов фальсифицирована бухотчётность или занижены цифры налогов, начисленных к уплате;
• зарегистрированы фиктивные сделки;
• неполное предоставление необходимой документации и отчетности.

При повторении просчётов, уклонении от уплаты налогов на ответственное лицо может быть возложено денежное взыскание в размере до 20 000 рублей или даже грозит лишение свободы.

Нарушения, допущенные в налоговом учете, стоят значительно дороже, иногда могут обернуться потерей бизнеса.